Brauche ich überhaupt eine XRechnung?

Ja, wenn Sie an Bundesbehörden oder andere öffentliche Auftraggeber abrechnen — dort seit 2020 Pflicht. Zwischen Unternehmen: Empfang seit 1. Januar 2025 Pflicht, Versand ab 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 € Umsatz und ab 1. Januar 2028 für alle. Einzelheiten: /de/e-rechnung-pflicht.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS?

XRechnung = deutsche Ausprägung der Norm, reines XML. ZUGFeRD = PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML, für Empfänger, die auch eine lesbare PDF wollen. Peppol BIS = das Profil für den Austausch über das Peppol-Netz, europaweit. Bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland: XRechnung. Vergleich: /compare/xrechnung-vs-zugferd.

Welche XRechnung-Version brauche ich?

Aktuell gilt XRechnung 3.0.2. Ältere Versionen (2.x) weisen KoSIT-prüfende Empfänger zurück. Die Customization-ID lautet urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 — die ältere Kennung mit „xoev-de“ erkennt der aktuelle Validator nicht mehr. Unsere Umwandlung setzt die aktuelle.

XRechnung erlaubt beide Syntaxen, der Empfänger muss beide annehmen. UBL 2.1 ist auch die Syntax von Peppol BIS; CII die von ZUGFeRD und Factur-X. Unsere Umwandlung erzeugt XRechnung in CII.

Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie?

Die Routing-Kennung des öffentlichen Empfängers. Format: Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer, durch Bindestriche getrennt, z. B. 04011000-1234512345-67. Sie steht im Feld Käuferreferenz (BT-10), das in jeder XRechnung Pflicht ist (BR-DE-15); bei Unternehmen tragen Sie dort deren Referenz ein. Fehlt es, fragt die Prüfung danach.

Kann ich eine XRechnung in Word oder Excel erstellen?

Nicht direkt: XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei, Word und Excel erzeugen dieses Schema nicht. Sie können aber Ihre Rechnung weiter in Word oder Excel schreiben und die PDF oder Excel-Datei oben hochladen — wir erstellen daraus die XRechnung.

Wie prüft der Empfänger die XRechnung?

Mit dem KoSIT-Validator (Schematron für EN 16931 und XRechnung). Denselben Validator führt unsere Prüfung aus, bevor Sie die Datei herunterladen. Fehlende Pflichtangaben ergänzen Sie selbst; Beträge, Positionen und Steuern übernehmen wir so, wie sie auf Ihrer Rechnung stehen.

XRechnung erstellen — aus Ihrer PDF- oder Excel-Rechnung

Laden Sie Ihre Rechnung hoch, wie Sie sie heute schreiben: wir erstellen daraus die XRechnung, prüfen sie mit dem KoSIT-Validator und fragen nur, was fehlt. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und ab 1. Januar 2027 für den Versand zwischen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz.

Haben Sie schon eine XRechnung, die abgelehnt wurde? Legen Sie sie hier ab.

Rechnungsdatei auswählenoder Datei einfach hier ablegen

Normale PDF-, Excel- oder Foto-Rechnung (wir erstellen daraus die E-Rechnung) sowie XRechnung, Factur-X, Peppol, ZUGFeRD und weitere EU-Formate

Prüfung kostenlos.Fertige E-Rechnung: 1,90 € [MwSt.-Hinweis].Erste Datei alle 30 Tage kostenlos.Keine Anmeldung.

Noch keine Datei? Formular ausfüllen

Ihre Datei wird nur verwendet, um Ihre Rechnung zu prüfen, zu korrigieren und das Ergebnis bereitzustellen. Ergebnisse bleiben 90 Tage lang zum erneuten Download verfügbar; Prüfprotokolle werden nach 90 Tagen gelöscht. Sie können jederzeit die Löschung verlangen.

Die vier Wege

01Aus Ihrer PDF oder Excel-Datei erstellen →

Oben auf dieser Seite: PDF (auch aus Word), Excel/CSV oder ein Foto hochladen. Wir lesen die Angaben aus, erstellen die XRechnung und prüfen sie mit dem KoSIT-Validator. Was fehlt — etwa Leitweg-ID oder Kontaktperson — tragen Sie ein, dann prüfen wir erneut.Passt, wenn: Wenn Sie Rechnungen in Word, Excel oder einem Programm ohne XRechnung-Export schreiben.

02Im Formular eingeben →

Keine Rechnung zur Hand? Sie wählen das Profil und geben die Rechnungsdaten in ein Formular ein; die XRechnung wird daraus erzeugt und geprüft. Dafür ist ein kostenloses Konto nötig.Passt, wenn: Wenn Sie die Rechnung von Grund auf neu anlegen, oder für Schulung und Tests.

03Aus ERP-Daten erzeugen →

Ihr System exportiert Rechnungsdaten als CSV oder Excel? Einzelne Rechnungen laden Sie oben hoch wie eine PDF. Für wiederkehrende Mengen gibt es die API.Passt, wenn: Softwarehersteller, Buchhaltungsbüros und Unternehmen mit vielen Rechnungen im Monat.

04Abgelehnte XML prüfen und ergänzen →

Ihr System exportiert bereits XRechnung-XML, der Empfänger lehnt sie ab? Datei hochladen: wir prüfen mit dem KoSIT-Validator, Sie ergänzen fehlende Pflichtangaben, wir prüfen erneut. Strukturfehler müssen im Rechnungssystem behoben werden — das sagen wir sofort.Passt, wenn: Wenn die XML schon da ist, aber Angaben fehlen. Häufig bei älteren ERP-Versionen.

Was eine XRechnung ist

XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss, in welcher Syntax (UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII) und welche deutschen Zusatzregeln (BR-DE-*) über die Norm hinaus gelten. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei — keine PDF, kein Bild. Der Empfänger prüft sie mit dem KoSIT-Validator.

Was eine konforme XRechnung enthalten muss

Rechnungskopf

Rechnungsnummer (BT-1): Eindeutig; bei B2G empfohlen mit Jahrespräfix
Ausstellungsdatum (BT-2): ISO 8601, JJJJ-MM-TT
Rechnungsart (BT-3): 380 = Rechnung, 381 = Gutschrift, 384 = Storno
Währung (BT-5): ISO 4217, EUR für deutsche Inlandsrechnungen
Käuferreferenz (BT-10, BR-DE-15): In jeder XRechnung Pflicht: bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID, bei Unternehmen deren Referenz oder Zeichen

Verkäufer und Käufer

Firmenname, Anschrift, Land (BT-27 ff., BT-44 ff.): Vollständige Postanschrift mit ISO-Ländercode
USt-IdNr. (BT-31, BT-48): Format DE + 9 Ziffern
Steuernummer: Alternativ oder ergänzend zur USt-IdNr.
Kontaktperson, Telefon und E-Mail des Verkäufers (BR-DE-5/6/7): Kontakt des Rechnungsstellers, Pflicht
Leitweg-ID (als Käuferreferenz, BR-DE-15): Bei öffentlichen Auftraggebern; Format z. B. 04011000-1234512345-67

Positionen und Steuern

Position: Menge, Einheit, Einzelpreis, Bezeichnung (BT-126 ff.): Einheit aus UN/ECE Rec 20 (H87 = Stück, KGM = Kilogramm)
Steuersatz je Position (BG-30): Regelsatz 19 %, ermäßigt 7 %, befreit 0 %; Kategorie aus UNTDID 5305 (S, AA, E …)
Steuerübersicht (BG-23): Je Steuersatz Bemessungsgrundlage (BT-116) und Steuerbetrag (BT-117)
Zahlungsangaben, bei Überweisung die IBAN (BR-DE-1): Pflicht in jeder XRechnung

Häufige Fragen

Brauche ich überhaupt eine XRechnung?: Ja, wenn Sie an Bundesbehörden oder andere öffentliche Auftraggeber abrechnen — dort seit 2020 Pflicht. Zwischen Unternehmen: Empfang seit 1. Januar 2025 Pflicht, Versand ab 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 € Umsatz und ab 1. Januar 2028 für alle. Einzelheiten: /de/e-rechnung-pflicht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS?: XRechnung = deutsche Ausprägung der Norm, reines XML. ZUGFeRD = PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML, für Empfänger, die auch eine lesbare PDF wollen. Peppol BIS = das Profil für den Austausch über das Peppol-Netz, europaweit. Bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland: XRechnung. Vergleich: /compare/xrechnung-vs-zugferd.
Welche XRechnung-Version brauche ich?: Aktuell gilt XRechnung 3.0.2. Ältere Versionen (2.x) weisen KoSIT-prüfende Empfänger zurück. Die Customization-ID lautet urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 — die ältere Kennung mit „xoev-de“ erkennt der aktuelle Validator nicht mehr. Unsere Umwandlung setzt die aktuelle.
UBL oder CII?: XRechnung erlaubt beide Syntaxen, der Empfänger muss beide annehmen. UBL 2.1 ist auch die Syntax von Peppol BIS; CII die von ZUGFeRD und Factur-X. Unsere Umwandlung erzeugt XRechnung in CII.
Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie?: Die Routing-Kennung des öffentlichen Empfängers. Format: Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer, durch Bindestriche getrennt, z. B. 04011000-1234512345-67. Sie steht im Feld Käuferreferenz (BT-10), das in jeder XRechnung Pflicht ist (BR-DE-15); bei Unternehmen tragen Sie dort deren Referenz ein. Fehlt es, fragt die Prüfung danach.
Kann ich eine XRechnung in Word oder Excel erstellen?: Nicht direkt: XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei, Word und Excel erzeugen dieses Schema nicht. Sie können aber Ihre Rechnung weiter in Word oder Excel schreiben und die PDF oder Excel-Datei oben hochladen — wir erstellen daraus die XRechnung.
Wie prüft der Empfänger die XRechnung?: Mit dem KoSIT-Validator (Schematron für EN 16931 und XRechnung). Denselben Validator führt unsere Prüfung aus, bevor Sie die Datei herunterladen. Fehlende Pflichtangaben ergänzen Sie selbst; Beträge, Positionen und Steuern übernehmen wir so, wie sie auf Ihrer Rechnung stehen.
Was kostet das?: Hochladen, Auslesen und Prüfen kosten nichts und brauchen kein Konto. Prüfen ist kostenlos. Erste geprüfte Datei alle 30 Tage gratis, danach 1,90 € pro Rechnung oder 9 € im Monat für alle. Einzelheiten: /de/preise.

Prüfen ist kostenlos. Erste geprüfte Datei alle 30 Tage gratis, danach 1,90 € pro Rechnung oder 9 € im Monat für alle.