E-Rechnungspflicht in Deutschland

BT-10 ist im B2B optional und genau deshalb gefährlich

BT-10 (Buyer Reference) ist im B2G-Bereich verpflichtend — ohne sie weist die ZRE-Plattform die Rechnung ab, sichtbar, sofort. Im B2B ist das Feld optional, aber viele Empfänger benutzen es als Routing-Schlüssel zur Bestellnummer im eigenen ERP. Eine fehlende oder falsche BT-10 produziert dann keinen technischen Fehler — die Rechnung wird angenommen, aber im Empfänger-System nicht automatisch zugeordnet. Sie landet in der manuellen Bearbeitung, wartet drei Wochen, und der Streit um „Wir haben die Rechnung nie gekriegt“ startet, wenn die Mahnung kommt.

Das ist der teuerste Fehler im deutschen B2B-E-Rechnung-Verkehr — technisch lautlos, operativ teuer. Konsequenz: BT-10 sollte in Ihrem AR-System nicht „optional“ heißen, sondern „aus Buyer-Master gefüllt oder Rechnung wird nicht versendet“. Geprüft wird das über die XRechnung-Regel BR-DE-15 (B2G-Pflicht) und BR-CO-25 (Konsistenz mit der Bestellreferenz).

Der 800.000-Euro-Schwellenwert ist eine Steuernummer-Frage, keine Konzern-Frage

Die Versandpflicht ab 1. Januar 2027 gilt für jede juristische Einheit mit Vorjahresumsatz über 800.000 € — nicht für den Konzern als Ganzes. Das ist kein Detail. Eine Holding mit fünf Tochtergesellschaften unter der Schwelle kann bis 1. Januar 2028 weiter PDF versenden. Eine GmbH mit 850.000 € Umsatz nicht.

Holding-CFOs denken in Konzernzahlen, das Bundesfinanzministerium in einzelnen Steuernummern. Wenn Schwestergesellschaften innerhalb der Gruppe sich gegenseitig Rechnungen stellen, gilt die Schwelle pro Sender. Stimmen Sie das Versanddatum mit Ihrem Steuerberater ab, bevor Ihr ERP-Roadmap-Team den 1. Januar 2028 als universelles Cut-Over-Datum festschreibt — in Mehrfachgesellschaftsstrukturen kommt der Cut-Over häufig früher und ungleichmäßig.

Maßgebend ist das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108), das § 14 UStG anpasst. Die KoSIT-Spezifikation XRechnung 3.0.2 ist die aktuell gültige Version (siehe xeinkauf.de).

Die EDI-Übergangsklausel ist enger als die meisten denken

Das Wachstumschancengesetz erlaubt EDI-Kontinuität, wenn beide Seiten zustimmen. In der Praxis heißt das: wenn Ihr Lieferant 2027 auf den 800K-Trigger zuläuft und automatisch auf strukturierten Versand umschaltet, müssen Sie als Empfänger entweder explizit in der EDI-Vereinbarung weiter zustimmen oder Ihr System muss auf strukturierten Empfang umstellen. Das passiert nicht still.

Der Verwaltungsaufwand: EDI-Lieferanten explizit informieren, Vertrag anpassen, auf der Empfangsseite dokumentieren, dass die EDI-Vereinbarung weiterhin gilt. Wer im Q4 2026 noch mit EDI-Kontinuität als „selbstlaufender“ Lösung plant, plant einen operativen Engpass.

Akzeptierte Formate, knapp

Drei Fragen an Ihr ERP-Team

1. 01Kann Ihr System BR-DE-15 in jeder ausgehenden Rechnung füllen? Standardmäßig steht das Feld leer. Es muss aus den Buyer-Master-Daten kommen — und der Buyer-Master muss aktuell sein.
2. 02Welche XRechnung-Version validieren Sie aktuell? Die KoSIT-Specs ändern sich regelmäßig, aktuell gilt 3.0.2. Wer noch gegen 2.3.1 oder die Erstausgabe von 3.0 prüft, erzeugt teilweise nicht konforme Rechnungen.
3. 03Was passiert, wenn Ihr System eine eingehende XRechnung mit BT-49 = „ZZZ“ (Mutually defined) annimmt? Der Code ist gültig, aber viele Buchhaltungssysteme behandeln ihn als unbekannt — die Rechnung landet in der manuellen Bearbeitung. Das ist nicht Ihr Compliance-Problem, aber Ihr Reklamations-Problem.

Was sich 2026 sonst noch geändert hat

Gilt die E-Rechnung-Pflicht auch für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)?

Empfangspflicht ja — seit 1. Januar 2025 ohne Umsatzgrenze. Auch Kleinunternehmer mit B2B-Geschäften müssen strukturierte Rechnungen verarbeiten können. Versandpflicht greift erst ab 1. Januar 2028 für alle, vorher umsatzabhängig (über 800.000 € ab 2027). B2C bleibt komplett ausgenommen.

Was ist die Strafe für nicht-konforme Rechnungen?

Im B2G werden nicht-konforme Rechnungen vom ZRE-Portal abgewiesen — keine Zahlung. Im B2B hat das Wachstumschancengesetz keine direkten Bußgelder vorgesehen, aber: der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren, was im Streitfall (Audit, Insolvenzverfahren) sehr teuer wird. Mit dem Inkrafttreten der Versandpflicht ab 2027 ist mit verschärfter Durchsetzung zu rechnen, auch wenn die konkrete Sanktionsmechanik noch nicht spezifiziert ist.

Brauche ich Peppol für die deutsche E-Rechnung-Pflicht?

Nein. Peppol ist einer von mehreren zulässigen Übertragungswegen. E-Mail mit XML-Anhang oder ZUGFeRD-PDF erfüllt die Pflicht ebenso. Aber: für grenzüberschreitende EU-Geschäfte und die ab 2030 geltende ViDA-Pflicht ist Peppol-Anbindung der einfachste Pfad. Wer rein national arbeitet, kann auf Peppol verzichten — alle anderen sollten die Anbindung in den 2027er-Roadmap-Plan aufnehmen.

Was Sie jetzt brauchen

Die Pflicht zu erfüllen heißt: einen Weg, eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD zu erzeugen — und einen Weg, empfangene und abgelehnte XML-Rechnungen zu prüfen, bevor die Buchhaltung sie verarbeitet.

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
• KoSIT — XRechnung-Spezifikation und Versionshistorie
• Bundesministerium der Finanzen — E-Rechnung
• FeRD — ZUGFeRD-Spezifikation
• Vollständiger Germany-Country-Guide (auf Englisch, mit technischen Details)
• Germany E-Invoicing 2026 — Blog (auf Englisch, ERP-Vendor-Perspektive)