Acht Monate bis zur deutschen Versandpflicht

Die Empfangspflicht läuft seit dem 1. Januar 2025. Phase 2 — die Versandpflicht für Unternehmen mit Umsatz über 800.000 € — beginnt am 1. Januar 2027. Das ist nicht weit weg, und drei Punkte werden in fast jeder ERP-Roadmap unterschätzt, die wir lesen.

Stand: 7. Mai 2026

BT-10 ist im B2B optional und im B2B genau deshalb gefährlich

BT-10 (Buyer Reference) ist im B2G-Bereich verpflichtend — ohne sie weist die ZRE-Plattform die Rechnung ab, sichtbar, sofort. Im B2B ist das Feld optional, aber viele Empfänger benutzen es als Routing-Schlüssel zur Bestellnummer im eigenen ERP. Eine fehlende oder falsche BT-10 produziert dann keinen technischen Fehler — die Rechnung wird angenommen, aber im Empfänger-System nicht automatisch zugeordnet. Sie landet in der manuellen Bearbeitung, wartet drei Wochen, und der Streit um „Wir haben die Rechnung nie gekriegt" startet, wenn die Mahnung kommt.

Das ist der teuerste Fehler im deutschen B2B-E-Rechnung-Verkehr — technisch lautlos, operativ teuer. Konsequenz: BT-10 sollte in Ihrem AR-System nicht „optional" heißen, sondern „aus Buyer-Master gefüllt oder Rechnung wird nicht versendet". Verifiziert wird über die XRechnung-Regeln BR-DE-15 (B2G-Pflicht) und BR-CO-25 (Konsistenz mit Order-Reference).

Der 800.000-Euro-Schwellenwert ist eine Steuernummer-Frage, keine Konzern-Frage

Die Versandpflicht ab 1. Januar 2027 gilt für jede juristische Einheit mit Vorjahresumsatz über 800.000 € — nicht für den Konzern als Ganzes. Das ist kein Detail. Eine Holding mit fünf Tochtergesellschaften unter der Schwelle kann bis 1. Januar 2028 weiter PDF versenden. Eine GmbH mit 850.000 € Umsatz nicht.

Wo es interessant wird: Holding-CFOs denken in Konzernzahlen, das Bundesfinanzministerium in einzelnen Steuernummern. Wenn Schwestergesellschaften innerhalb der Gruppe sich gegenseitig Rechnungen stellen, gilt die Schwelle pro Sender. Stimmen Sie das Versanddatum mit Ihrem Steuerberater ab, bevor Ihr ERP-Roadmap-Team den 1. Januar 2028 als universelles Cut-Over-Datum festschreibt — in Mehrfachgesellschaftsstrukturen kommt der Cut-Over häufig früher und ungleichmäßig.

Maßgebend ist das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108), das § 14 UStG anpasst. Die KoSIT-Spezifikation XRechnung 3.0.2 ist die aktuell gültige Version (siehe xeinkauf.de).

Die EDI-Übergangsklausel ist enger als die meisten denken

Das Wachstumschancengesetz erlaubt EDI-Kontinuität, wenn beide Seiten zustimmen. In der Praxis heißt das: wenn Ihr Lieferanten-Sender 2027 auf den 800K-Trigger zuläuft und automatisch auf strukturierten Versand umschaltet, müssen Sie als Empfänger entweder explizit in der EDI-Vereinbarung weiter zustimmen oder Ihr System muss auf strukturierten Empfang umstellen. Das passiert nicht still.

Der Verwaltungsaufwand ist: EDI-Lieferant explizit informieren, Vertrag anpassen, Empfangsseite dokumentieren, dass die EDI-Vereinbarung weiterhin gültig ist. Wer im Q4 2026 noch mit EDI-Kontinuität als „selbstläufende" Lösung plant, plant einen operativen Engpass.

Akzeptierte Formate, knapp

  • XRechnung 3.0.2 (UBL oder CII) — KoSIT-Standard. B2G-Pflicht, B2B-üblich. Häufigste Stolperfallen: BR-DE-15 (Buyer Reference), BT-49 (Payment Means Code) und die Leitweg-ID in B2G-Szenarien. Mehr →
  • ZUGFeRD 2.x (PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML) — Profile EN 16931 und EXTENDED sind EN-16931-konform; MINIMUM, BASIC WL, BASIC sind es nicht. Reibungsärmster Übergang von PDF-Workflows. Mehr →
  • Peppol BIS Billing 3.0 — Übertragungsweg, nicht Format. Strategisch wichtig für ViDA 2030, optional für rein nationale Geschäfte. Mehr →

Drei Fragen an Ihr ERP-Team

  1. Kann Ihr System BR-DE-15 in jeder ausgehenden Rechnung füllen? Standardmäßig steht das Feld leer. Es muss aus den Buyer-Master-Daten kommen — und der Buyer-Master muss aktuell sein.
  2. Welche XRechnung-Version validieren Sie aktuell? Die KoSIT-Specs ändern sich regelmäßig, aktuell gilt 3.0.2. Wer noch gegen 2.3.1 oder die Erstausgabe von 3.0 prüft, generiert teilweise nicht konforme Rechnungen.
  3. Was passiert, wenn Ihr System eine eingehende XRechnung mit BT-49 = "ZZZ" (Mutually defined) annimmt? Der Code ist gültig, aber viele Buchhaltungssysteme behandeln ihn als unbekannt — die Rechnung landet in der manuellen Bearbeitung. Das ist nicht Ihr Compliance-Problem, aber es ist Ihr Reklamations-Problem.

Was sich 2026 sonst noch geändert hat

Drei Updates, die in der Roadmap-Planung relevant sind:

  • EN 16931-1:2026 wurde im März 2026 in der definitiven Fassung veröffentlicht; das zugehörige Schematron-Paket v1.3.16 folgte am 10. April 2026 (Repository). Nicht rückwärtskompatibel — Pipelines, die noch gegen ältere Schematron-Versionen prüfen, generieren möglicherweise lokal konforme Rechnungen, die am Access Point abgelehnt werden.
  • Peppol G2-Zertifikatskette wurde am 1. April 2026 widerrufen. Access Points, die nicht migriert haben, sind offline. Wenn Ihr Peppol-Anbieter im Q1 2026 nicht proaktiv kommuniziert hat, lohnt sich die Rückfrage.
  • KoSIT veröffentlicht Spezifikationsupdates regelmäßig. Die kanonische Version finden Sie unter xeinkauf.de/xrechnung; im Invoice Navigator Changelog tracken wir jede regulatorische Änderung mit Datum und Quelle.

Häufige Fragen

Gilt die E-Rechnung-Pflicht auch für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)?

Empfangspflicht ja — seit 1. Januar 2025 ohne Umsatzgrenze. Auch Kleinunternehmer mit B2B-Geschäften müssen strukturierte Rechnungen verarbeiten können. Versandpflicht greift erst ab 1. Januar 2028 für alle, vorher umsatzabhängig (>800.000 € ab 2027). B2C bleibt komplett ausgenommen.

Was ist die Strafe für nicht-konforme Rechnungen?

Im B2G werden nicht-konforme Rechnungen vom ZRE-Portal abgewiesen — keine Zahlung. Im B2B hat das Wachstumschancengesetz keine direkten Bußgelder vorgesehen, aber: der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren, was im Streitfall (Audit, Insolvenzverfahren) sehr teuer wird. Mit dem Inkrafttreten der Versandpflicht ab 2027 ist mit verschärfter Durchsetzung zu rechnen, auch wenn die konkrete Sanktionsmechanik noch nicht spezifiziert ist.

Brauche ich Peppol für die deutsche E-Rechnung-Pflicht?

Nein. Peppol ist einer von mehreren zulässigen Übertragungswegen. E-Mail mit XML-Anhang oder ZUGFeRD-PDF erfüllt die Pflicht ebenso. Aber: für grenzüberschreitende EU-Geschäfte und die ab 2030 geltende ViDA-Pflicht ist Peppol-Anbindung der einfachste Pfad. Wer rein national arbeitet, kann auf Peppol verzichten — alle anderen sollten die Anbindung in den 2027er-Roadmap-Plan aufnehmen.

Was Sie jetzt brauchen

Die Pflicht zu erfüllen heißt: Sie brauchen einen Weg, eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD zu erzeugen — und einen Weg, empfangene XML-Rechnungen zu validieren, bevor Ihre Buchhaltung sie verarbeitet.

Quellen und weiterführend

XRechnung oder ZUGFeRD prüfen

Validierung gegen EN 16931, XRechnung 3.0.2 CIUS, ZUGFeRD-Profile. Unbegrenzt, kein Konto, kostenlos.

Validator öffnen →